Cómo catalogar una colección de vinilos sin el caos de las hojas de cálculo

Casi todas las colecciones de discos empiezan siendo sencillas: unas cuantas cajas, un tocadiscos y buena memoria. Hasta que un día estás en una feria de discos con un álbum en la mano sin saber si ya lo tienes, o si el tuyo es la edición original o la reedición. Abres la hoja de cálculo que empezaste hace dos años y encuentras 40 filas, tres formatos de columnas distintos y nada de lo que compraste desde la primavera pasada. Catalogar discos no es difícil. Lo que lo hace fracasar es un sistema que cuesta más que repasar las cajas. Así se monta un catálogo que de verdad vas a mantener al día.

Qué anotar de cada disco

Empieza por los campos que responden preguntas reales, no por todos los que podría guardar una base de datos:

Artista y título: lo básico, escrito tal como lo buscarías.
Formato: LP de 12", single de 7", 10", picture disc, vinilo de color. Los filtros por formato son la forma de encontrar cosas después.
Sello, número de catálogo y año: el número de catálogo aparece en el lomo y en la etiqueta, y es la manera más rápida de distinguir un prensado de otro.
Prensado o variante: original, reedición, remasterización, país de prensado, color.
Estado: disco y funda, calificados por separado (más abajo te lo explico).
Dónde y cuándo lo conseguiste y cuánto pagaste: útil para el seguro, para revender y para recordar aquel gran hallazgo.
Una nota breve: "ligeramente alabeado, suena bien" o "funda interior firmada".

Si un disco tiene código de barras, puede rellenarte la mayoría de estos datos. Los prensados antiguos, sobre todo de jazz, clásica y rock de antes de 1980, a menudo no lo tienen, así que cuenta con introducirlos a mano. Lleva más o menos un minuto cada uno.

Estado y duplicados

Califica el vinilo y la funda por separado. Un disco Near Mint en una funda VG es algo muy distinto del caso contrario, y meterlos en una sola nota oculta justo lo que necesitas saber cuando vendes o mejoras una copia. La escala de calificación Goldmine (M, NM, VG+, VG, G, P) es el lenguaje común. Úsala aunque seas generoso, y califica con honestidad el mismo día que el disco llega a casa, idealmente justo después de limpiarlo.

Los duplicados son donde un catálogo se amortiza. Algunos son intencionados: una original y una reedición, una copia precintada y otra para escuchar. Otros son accidentes de una búsqueda en la que no recordabas lo que tenías en casa. Dale a cada copia su propia entrada con su prensado y su estado, para que "¿tengo este disco?" se convierta en la pregunta que importa: "¿tengo este prensado, en este estado?". Antes de comprar, una búsqueda rápida te lo responde en el momento.

Encontrar álbumes rápido después

Un catálogo solo vale la pena si responde preguntas más rápido que las cajas. Algunos hábitos ayudan:

Sé coherente con los nombres de artista. Elige una regla para "The Beatles" frente a "Beatles, The" y mantenla, para que la ordenación y la búsqueda sigan funcionando.
Usa la portada como índice. Reconocemos una portada mucho más rápido de lo que leemos un texto. Recorrer una cuadrícula de portadas se siente como repasar una estantería.
Filtra por formato y ordena por año o por escuchados recientemente. "¿Qué singles de 7" de los 60 tengo?" debería llevar segundos.
Haz que el catálogo coincida con la estantería. Si archivas por orden alfabético, por género o por sello, anótalo, y podrás ir de un resultado de búsqueda a la caja correcta. Si guardas los discos en vertical en secciones etiquetadas, el catálogo se convierte en un mapa.
Ten una lista de deseos junto a la colección. Los discos que estás buscando deben estar en el mismo sitio que los que ya tienes, para no comprar dos veces ni olvidar qué buscabas.

Lleva el catálogo junto a las cajas

Las hojas de cálculo fracasan por un motivo: viven en un portátil y los discos viven en una estantería al otro lado de la habitación. Cada compra nueva se convierte en "ya lo añadiré", y ese "ya" acaba siendo una pila de 30 álbumes pendientes. La solución es catalogar en el mismo lugar y momento en que llega el disco: desembalar, limpiar, calificar, añadir, archivar. Si añadir un disco te lleva diez segundos con el teléfono en la mano, el catálogo se mantiene al día sin un fin de semana de introducir datos.

Empieza por la estantería que más escuchas, no por toda la colección. Un catálogo 100 % fiable de una caja es más útil que una hoja de cálculo fiable al 60 % de todo. Después añade cada disco nuevo según llegue, y una caja más cuando tengas una tarde libre.

Vinyl Record Log está pensada para esta rutina. Escanea un código de barras y busca la edición en MusicBrainz para rellenar los datos, o introduce a mano los prensados antiguos con formato, velocidad, variante, sello, número de catálogo, estado Goldmine, datos de compra y notas. Tu colección aparece como una cuadrícula de portadas que puedes filtrar por formato y buscar por artista, álbum, género o año, y puedes registrar tus sesiones de escucha mientras pinchas. Pro añade una lista de deseos con prioridades y precios objetivo, además de exportación CSV. Todo se queda en tu iPhone, sin cuenta y sin nube.